Häufig gestellte Fragen

Bei der doppelten Buchführung wird jede Geschäftstransaktion auf zwei Konten gebucht – ein Konto wird belastet (Soll), das andere entlastet (Haben). Das ist in Deutschland ab bestimmten Umsatzgrenzen Pflicht und ermöglicht dir, einen kompletten Überblick über Vermögen, Schulden und Erfolg zu bekommen. Die einfache Buchführung funktioniert dagegen wie ein Kassenbuch – du notierst nur Einnahmen und Ausgaben, was für sehr kleine Betriebe ausreicht.

Alle Originalbelege – Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge – müssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für digitale Belege, die du speichern und nachvollziehbar archivieren musst. Ohne diese Belege kannst du deine Buchhaltungseinträge dem Finanzamt nicht nachweisen.

Sobald dein Jahresumsatz über 22.000 Euro liegt oder dein Gewinn über 50.000 Euro, musst du Bücher führen. Das heißt: doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Darunter kannst du mit einer vereinfachten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) arbeiten – das ist deutlich einfacher und reicht aus.

Aktiva sind deine Vermögenswerte – Geld auf dem Konto, Maschinen, Grundstücke, alles, was dein Unternehmen besitzt. Passiva sind die Schulden und das Eigenkapital – also wie viel du schuldig bist und wie viel von deinem Vermögen dir selbst gehört. Die Bilanz zeigt immer: Aktiva = Passiva.

Die GuV zeigt, wie profitabel dein Unternehmen ist. Du nimmst deine Einnahmen, ziehst alle Kosten ab – vom Material über Miete bis zu Mitarbeitern – und landest am Ende beim Gewinn oder Verlust. Es ist wie eine Rechnung: Umsatz minus Ausgaben gleich Ergebnis. Wenn du die GuV regelmäßig anschaust, siehst du sofort, welche Bereiche Geld kosten und wo du sparen könntest.

Ein Kontenrahmen ist wie ein Ordnungssystem für deine Konten – er teilt alle möglichen Konten in Gruppen ein, von Anlagevermögen über Einnahmen bis zu Ausgaben. Der Standard in Deutschland ist der SKR04 oder SKR03. Mit einem Kontenrahmen sparst du dir Kopfzerbrechen: du weißt sofort, welches Konto du verwenden sollst, und deine Buchhaltung bleibt übersichtlich.